Można sobie to wyobrażać różnie. Lot klasą biznes, hotel w ośrodku SPA, limuzyna z kierowcą do dyspozycji. Prawda jest jednak taka, że podróż służbowa różni się od luksusowych wakacji. Jak ją rozliczyć, żeby nie obciążyła przesadnie budżetu firmy?

We współczesnej firmie prezes to sprawny organizator. Owszem, siedzi za biurkiem, czasem nawet mahoniowym, ale równie często można go spotkać poza biurem. Załatwianie interesów związanych z prowadzeniem firmy poza jej siedzibą jest chlebem powszednim. Spotkanie z klientem na mieście, wizyta w urzędzie, podpisywanie umowy w siedzibie kontrahenta. Prezesi spędzają mnóstwo czasu w rozjazdach. Nierzadko pojawia się konieczność podróży do innego miasta (oddalonego o kilkadziesiąt czy kilkaset kilometrów) czy państwa. Wyjazd na dłużej jest zazwyczaj finansowym obciążeniem: koszty paliwa, biletów lotniczych, hoteli, wyżywienia. Biznesmeni nie zawsze wiedzą, które z tych wydatków mogą stanowić koszty podatkowe firmy. Przepisy bywają zagmatwane. Warto więc znać warunki, jakie należy spełnić, aby dany wydatek był kosztem uzyskania przychodów w firmie. Na początek skupmy się na kosztach transportu i zakwaterowania. Dla analizy ważny jest charakter pełnionych przez zarząd funkcji (rozszerzmy zagadnienie na wszystkich członków zarządu, gdyż ich zadania często mają podobny wymiar). Zarząd, wiadomo, powoływany jest do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania. Powołanie odbywa się w drodze uchwały wspólników. W praktyce gospodarczej obowiązki członka zarządu są pełnione w różnych konfiguracjach – na podstawie samej uchwały zarządu bądź też na drodze łączenia aktu powołania z umową o pracę lub umową cywilnoprawną. Zazwyczaj prezes (czy inny członek zarządu) otrzymuje za pracę na rzecz spółki pewne wynagrodzenie. Czy więc prezes może otrzymać również zwrot za wydatki poniesione w związku z podróżą służbową?

Zarabianie przez wydawanie

Jakie wydatki mogą stanowić koszt spółki? By odpowiedzieć na to pytanie, trzeba odnieść się do zapisów prawa. Zgodnie z art. 15, ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Zatem koszty związane z odbytą podróżą służbową będą kosztami firmy, o ile będą miały związek z działalnością firmy. Związek z działalnością firmy oraz dające potencjał powstania przychodów w przyszłości mają na przykład:
1. Negocjowanie warunków kontraktu w siedzibie kontrahenta

2. Wyjazd na targi branżowe za granicę

3. Szkolenie prezesa w innym mieście (szkolenie podwyższające kwalifikacje bądź umiejętności prezesa potrzebne do zarządzania przedsiębiorstwem)

4. Rozmowy handlowe w innym mieście (które mogą przyczynić się do pozyskania nowych klientów).

Po ustaleniu, że prezes lub prezeska (albo ktoś z zarządu) wyjeżdża w delegację spełniającą znamiona wymienione w ustawie, nadszedł czas na zaplanowanie kosztów.

Jakie koszty pojawiają się podczas podróży służbowych? Jak je udokumentować?

LUKSUSY I… KŁOPOTY

Jeśli służbowy wyjazd trwa ponad dobę, oznacza konieczność zorganizowania noclegu w miejscu pobytu. Najczęściej nocuje się w hotelach, gdzie nie ma problemu z uzyskaniem faktury bądź rachunku. Podana na nim kwota ma znaczenie. Należy bowiem pamiętać, że w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), wyraźnie został określony górny limit zwrotu kosztów noclegu w podróży krajowej. Wynosi on dwudziestokrotność stawki diety – czyli 600 złotych za dobę. Natomiast limity noclegów dla podróży zagranicznych znajdują się w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo: w Wielkiej Brytanii wynosi on 200 GBP za dobę, a w Tunezji – 100 EUR za dobę. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest przekroczenie limitu – powodem może być np. brak noclegów w cenie mieszczącej się w limicie.

Przykład 1.

Prezes firmy XYZ poleciał do Londynu, aby negocjować warunki kontraktu z kluczowym klientem. Podczas pobytu przez dwie doby nocował w hotelu, który zlokalizowany był najbliżej siedziby klienta. Hotel wystawił fakturę na łączną kwotę 600 GBP. Nastąpiło więc przekroczenie ustawowego limitu. Jednakże prezes sformułował pisemne oświadczenie, że nocleg w innym hotelu wiązałby się z koniecznością dojazdu do siedziby klienta, co wiązałoby się z kolei z dodatkowymi kosztami i stratą czasu. W związku z tym uzasadnione jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu całej kwoty z faktury – 600 GBP. Jeśli z jakiś przyczyn nie będziemy posiadać faktury bądź innego dokumentu potwierdzającego, koszty noclegu rozlicza się w oparciu o ryczałt noclegowy. W podróżach krajowych wynosi on 150% kwoty diety, czyli 45 zł za dobę. Przy podróżach zagranicznych ryczałt wynosi 25% wcześniej wspomnianego dobowego limitu hotelowego.

Przykład 2.

Członek zarządu w firmie XYZ pojechał na trzydniowe targi do Warszawy. W trakcie pobytu nocował w mieszkaniu krewnych. Oczywiście nie otrzymał żadnego rachunku za nocleg – jednakże przysługiwać mu będzie zwrot w postaci ryczałtu. Ponieważ w Warszawie spędził trzy noce, kwota do zwrotu wyniesie 135 zł (45 zł × trzy doby). Ryczałt ten również będzie w całości stanowił koszty uzyskania przychodu.

JADĘ, PŁACĘ, ZBIERAM KWITKI

Podróżując do innego miasta czy kraju, najczęściej korzysta się z różnych środków transportu. Zacznijmy od komunikacji zbiorowej. Najczęściej do dyspozycji mamy podróż samolotem, pociągiem lub autobusem. O ile z uzyskaniem faktury od linii lotniczych nie będzie problemu, o tyle trudniej może być w przypadku podróży pociągiem czy autobusem. Na szczęście ustawodawca dopuścił możliwość posiłkowania się biletami, traktując je na równi z fakturą. Możliwe jest również odliczenie podatku VAT od takich biletów, lecz pod pewnymi warunkami – m.in. trasa przejazdu musi być powyżej 50 km, a na samym bilecie powinny widnieć dane sprzedawcy (w tym też nr NIP).

Przykład 3.

Wiceprezes zarządu w firmie XYZ pojechał pociągiem na szkolenie do Krakowa. Za bilety w obie strony zapłacił 160 zł, z czego VAT 8% wyniósł 11,85 zł. Przewoźnik nie wystawił faktury VAT, jednak na biletach PKP widniał NIP przewoźnika, a także długość trasy przejazdu – 250 km. W związku z tym firma XYZ będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu 148,15 zł i odliczyć 11,85 zł VAT-u (przy założeniu, że firma jest VAT-owcem). Zdarza się również, że przebywając w danym mieście, musimy przemieszczać się z jednego miejsca w drugie. Co do zasady, zwrot za takie wydatki jest dokonywany w formie ryczałtu, który stanowi 20% diety. Jednak w regulaminie bądź innym dokumencie wewnątrzzakładowym może zostać zawarty zapis o możliwości zwrotu za udokumentowane wydatki za przejazdy podczas delegacji. Wówczas rozliczenie odbędzie się na podstawie np. faktur i paragonów taxi lub biletów za przejazdy komunikacją miejską (nawet jeśli przekroczy się wspomnianą wcześniej kwotę ryczałtu).

Przykład 4.

Członek zarządu firmy XYZ pojechał na tygodniową delegację do Berlina. W trakcie pobytu w mieście przemieszczał się różnym środkami transportu (m.in. metro, taksówki, komunikacja miejska). W firmie obowiązuje zasada zwrotu wydatków za te przejazdy w postaci ryczałtu. W związku z tym członek zarządu nie ma obowiązku zbierania faktur i paragonów za przejazdy w danym mieście. Będzie natomiast przysługiwał mu zwrot w wysokości 68,60 EUR [49 EUR (kwota diety dla Niemiec) × 7 dób × 20%].

Przykład 5.

Prezes firmy XYZ pojechał na czterodniową delegację do Poznania. Podczas pobytu przemieszczał się głównie taksówkami. Łączny koszt tych przejazdów wyniósł 300 zł i został potwierdzony paragonami i rachunkami. Co do zasady, prezesowi powinien przysługiwać ryczałt w wysokości 24 zł (30 zł diety × 4 doby × 20%). Jednakże w firmie obowiązuje regulamin wewnętrzny, zgodnie z którym zwrot za przejazdy następuje na podstawie paragonów i rachunków. W związku z tym prezesowi będzie przysługiwał pełny zwrot – 300 zł. Kwota ta zostanie również w całości zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Katarzyna KrauzeKonsultant Księgowy
Jej głównym zadaniem w Profit Plus jest rozwiązywanie problemów księgowych i podatkowych klientów Profit Plus. Szczególnym przedmiotem jej zainteresowania są poszukiwania optymalnych rozwiązań podatkowych dla osób prowadzących firmy.

Jeśli zainteresował Cię ten wpis i chciałbyś/chciałabyś zdobyć więcej informacji lub pogłębić wiedzę w związku z opisywanym tematem, zostaw nam swojego maila, a skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24 roboczych godzin.

Imię(*)

Adres email (*)

(*) Wymagane

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Profit Plus moich danych osobowych podanych w niniejszym formularzu wyłącznie w celach marketingowych. Przyjmuję do wiadomości, dane będą przetwarzane przez Profit Plus doraźnie do chwili prezentacji usług/usługi świadczonej przez Profit Plus oraz, że do tej chwili administratorem danych, podanych przeze mnie, będzie Profit Plus, dane mogą być przekazywane podmiotom uprawnionym na mocy przepisów prawa, dane zostały podane dobrowolnie, mam prawo dostępu do treści swoich danych i ich poprawiania.